Il processo civile telematico: 5)-la PEC (Posta Elettronica Certificata) e le notifiche telematiche

La Posta Elettronica Certificata 

La posta elettronica certificata è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata (aperta o c.d. "plico aperto") con avviso di ricevimento (vd. art. 1, D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 - art. 45, comma II del Codice dell’Amministrazione Digitale D.lgs 82/2005; il D.M. 44/2011 e, da ultimo, il D.M. del 18/7/2011). (Novità: qui il post con gli elenchi PEC di professionisti e aziende)

Il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso DigitPA (Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione), soggetto preposto al controllo della posta elettronica certificata. Inoltre, le caselle di posta PEC "parlano" soltanto con le loro omologhe, ovvero, più semplicemente, una email PEC inviata ad un eventuale destinatario NON-PEC, sarà regolarmente ricevuta, ma non verranno inviati al mittente gli avvisi di avvenuta o mancata consegna.

La Posta Elettronica Certificata garantisce l'opponibilità a terzi del messaggio; difatti, il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una prima ricevuta, che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente una seconda ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le rispettive "ricevute" che il messaggio: è stato spedito;  è stato consegnato; non è stato alterato.  

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. La Pec, come detto, equivale ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, pertanto, la consegna del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario, comporta per questi, una presunzione legale di conoscenza, anche nel caso in cui egli non abbia effettivamente letto il messaggio stesso.

Nel caso (sfortunato) in cui il mittente smarrisca le ricevute, esse possono essere sostituite, a tutti gli effetti di legge, dalle traccia informatica delle operazioni svolte (file di LOG) che viene conservata per un periodo di trenta mesi a cura dei gestori.  

Le ricevute

La ricevuta di accettazione (ACCETTAZIONE) è la prima delle due ricevute che il titolare di una casella PEC vede recapitarsi quando invia un messaggio ad un destinatario PEC. 

La seconda ricevuta (CONSEGNA), giuridicamente assai più rilevante e che rappresenta l'equivalente digitale della  tradizionale ricevuta di ritorno della raccomandata cartacea, è quella di avvenuta consegna, che può essere di tre tipi, a seconda della scelta operata dal mittente in fase di invio.

• Completa: la ricevuta di ritorno comprende i dati del mittente e del destinatario, l’oggetto, la data e l’ora di avvenuta consegna, oltre al contenuto del messaggio originario, comprensivo di allegati. La ricevuta completa è generata per ciascuno degli indirizzi di destinazione (fatta eccezione per gli indirizzi inseriti in C/C). Solitamente questo è il formato di default.
• Breve: la ricevuta, in questo caso, comprende il messaggio originale, con i soli hash crittografici degli allegati, al fine di ridurne le dimensioni. 
• Sintentica: in questo ultimo caso, la ricevuta non comprende copia del messaggio, ma soltanto un file XML contenente i dati di certificazione.

Dette ricevute sono assai importanti, perchè consentono alla PEC, a differenza della tradizionale RAR, di certificare l'invio di un determinato messaggio. Nella posta tradizionale ciò è impossibile: si può dar prova soltanto dell'avvenuto invio, ovvero della recezione di una certa busta, ma non del messaggio in essa contenuto.
Con la PEC le cose cambiano: si può dar prova sia dell'invio, sia di quanto inviato. Infatti, la ricevuta "Completa" di avvenuta consegna, come abbiamo visto,  comprende i dati del mittente e del destinatario, l’oggetto, la data e l’ora di avvenuta consegna, oltre al contenuto del messaggio originario, comprensivo di allegati. Dunque, a questo punto, poiché la ricevuta in parola può essere rilasciata dal gestore del mittente, solo dopo che il gestore del destinatario ha accusato la ricezione, non c’è modo per il  destinatario di poter contestare né l’avvenuta consegna della busta né il fatto che detta busta contenesse proprio quel messaggio inviato e risultante nella ricevuta stessa.

Le notifiche/comunicazioni telematiche: ultimi sviluppi (aggiornato al D.M. del 18/7/2011)

Tralasciando volutamente la ridda di provvedimenti, talvolta bizzarri (per non dire cervellotici), che si sono susseguiti in ordine al Processo Telematico, riassumendo si può dire che "una volta" esisteva la CPEPCT, ovvero la "casella di posta elettronica per il processo civile telematico". 

Tale casella di posta era assai particolare, ad esempio non poteva essere consultata con Outlook/Mail/Entourage o con un qualsiasi altro applicativo per la posta elettronica, ma solo via web tramite autenticazione con firma digitale attraverso il PDA, e funzionava esclusivamente all'interno della Rete Giustizia.

Le novelle che si sono susseguite sulla scorta di decreti ministeriali, pur nella vigenza delle norme che disciplinavano la CPEPCT, hanno praticamente stravolto la materia decretando, pur fra le difficoltà di un coordinamento normativo, la "morte" della CPEPCT ed eleggendo la PEC a unico mezzo di comunicazione certificata in seno al Processo Telematico.

Fra gli ultimi provvedimenti più rilevanti, si segnalano il Decreto del Ministero della giustizia n. 44/2011 (Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal dlgs 7 marzo 2005 n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’art. 4, c 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009 n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24) ed il Decreto del Ministero della Giustizia 18 luglio 2011 (Regole Tecniche Processo Telematico pubblicate in G.U. il 29 luglio 2011 disposto dal Resposanbile per i Sistemi Informativi Automatizzati).

Ai fini della nostra disamina, vediamo alcuni punti di maggior interesse.

Il perfezionamento della notifica

Ai sensi  del D.M. 44/2011 art. 16, co.3:  la notifica, a mezzo PEC, è perfezionata anche se il destinatario non ha materialmente avuto conoscenza dell’atto. La cd. ricevuta breve, poco sopra illustrata, viene generata automaticamente dal sistema informatico del gestore in pochi secondi, senza la necessità di alcuna attività del destinatario.

La richiesta di notifica telematica all'UNEP

Ai sensi del D.M. 44/2011, art. 17 e del D.M. del 18/7/2011, art. 19, il professionista inoltra l'atto o gli atti da notificare, sottoscritti e firmati digitalmente, all'UNEP mediante PEC con la c.d. "busta telematica".  Una volta che l'Ufficiale Giudiziario ha ricevuto la busta telematica da parte dell'avvocato, verifica la sussistenza dell'indirizzo di PEC del destinatario nell'INI-PEC, (ex ReGIndE - Registro Generale degli Indirizzi presso il Gestore Centrale); se presente, procede alla notifica. Eseguita la notificazione, l'Ufficiale Giudiziario trasmette mediante PEC, al soggetto esterno che ha richiesto il servizio (l'avvocato o altro professionista), il documento informatico con la relata sottoscritta mediante firma digitale e congiunta all'atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata. L'ufficiale giudiziario, se non procede alla notificazione per via telematica, effettua la copia cartacea del documento informatico, attestandone la conformità all'originale, e provvede a notificare la copia stessa nei modi di cui agli articoli 138 e seguenti del codice di procedura civile.

La casella PEC ove ricevere le notifiche

Non ci possono essere diverse caselle di PEC per la trasmissione ed il deposito di atti processuali. Soltanto una. Inoltre, l'art. 20, comma 6, D.M. 44/2011 prevede che le variazioni dell’indirizzo PEC comunicato e registrato al RegIndE saranno possibili solo nelle finestre temporali dall’1 al 31 gennaio e dall’1 al 31 luglio di ogni anno.

Esiste un Registro delle PEC?

Sì, è il INI-Pec, ovvero il precedente Registro Generale degli Indirizzi Elettronici, gestito direttamente dal Ministero della Giustizia. L'INI-PEC è consultabile dai soggetti abilitati esterni tramite il proprio PdA o da tutti tramite il Portale dedicato. Vedi anche qui il post con gli elenchi PEC di professionisti e aziende.

Se la casella PEC è piena, cosa accade alle comunicazioni per via telematica?

L'art. 16 (Comunicazioni per via telematica) del D.M. 44/2011 - che ha recepito le considerazioni di DigitPA e del Garante per la protezione dei dati personali - stabilisce la disciplina delle comunicazioni telematiche, che debbono avvenire via PEC dall’indirizzo dell’ufficio giudiziario all’indirizzo del destinatario, indicato nell'INI-Pec, si intendono perfezionate nel momento in cui viene generata la Ricevuta di Consegna (CONSEGNA) da parte del gestore di PEC del destinatario e che viene conservata nel fascicolo informatico. Viene altresì stabilito che - fermo quanto previsto dall’articolo 20, comma 6 (che prevede l’obbligo per il titolare della caselle di PEC di verificare la disponibilità di spazio per ricevere i messaggi, anche in considerazione della ricezione automatica di messaggi relativi al progressivo riempimento della medesima casella) e salvo il caso fortuito o di forza maggiore  -  l’avviso di mancata consegna produce gli effetti di cui all’art. 51, comma 3 del decreto legge 5 giugno 2008 n. 112 (convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, e successive modificazioni), ovvero verranno eseguite presso la Cancelleria del Tribunale.

L'art. 16 (al comma 4) è volto a regolare le ipotesi di mancata consegna del messaggio per cause indipendenti dal mittente. Tenendo presente le caratteristiche del sistema di PEC, i casi di mancata consegna possono dipendere unicamente da: a)-indisponibilità funzionale del gestore di PEC; eventualità estremamente remota, visto che il gestore PEC deve assicurare un  elevato livello di servizio e che il mittente rinuncia all'invio solo dopo 24 ore di tentativi; b)-presenza di virus; ipotesi questa impossibile poiché i documenti che provengono dal dominio giustizia non possono essere portatori di virus; c)-casella piena; in questo caso l'avviso di mancata consegna viene subito restituito al mittente (l’ufficio giudiziario).

Oltre alle ipotesi di caso fortuito o forza maggiore, il caso sub-c) richiede una disciplina specificata volta ad evitare che il destinatario si ponga nelle condizioni di non ricevere i messaggi consentendo (volontariamente o negligentemente) un riempimento totale. Per fare fronte a tale evenienza è stato previsto (all'art. 20) che l’utente si doti di un servizio automatico che avvisi l’utente dell’imminente saturazione dello spazio disco a disposizione della casella e controlli con regolarità la casella al fine di verificare la disponibilità di spazio sufficiente per ricevere messaggi.

In breve, chi fa il furbo, avrà brutte sorprese.

La PEC nell'uso quotidiano

Nell'uso quotidiano, la PEC non si differenzia dalle normali email, tranne per il fatto di prevedere due ricevute di ritorno (quella di presa in carico del messaggio e e quella di avvenuta consegna), e nell'utilizzo di un Mail Server di invio (SMTP) di tipo sicuro (SSL). Da un punto di vista squisitamente tecnico, i vari passaggi si articolano come di seguito:

1. Il mittente invia il messaggio al destinatario attraverso il Mail Server SMTP autenticato e sicuro (SSL), previa verifica delle credenziali di invio; 
2. Il gestore provvede ad inviare al mittente una notifica di accettazione/non accettazione del messaggio, sulla base dei controlli effettuati sul messaggio. La ricevuta riporta data e ora di invio, oggetto del messaggio, le informazioni sul mittente e destinatario e le eventuali cause di non accettazione;
3. Il messaggio viene quindi imbustato all'interno di un nuovo messaggio (definito "busta di trasporto") firmato digitalmente dal gestore ed inviato al destinatario; 
4. Il gestore ricevente effettua un controllo sulla firma del gestore mittente e sulla validità del messaggio. In caso di verifica positiva, provvede ad inviare la prima ricevuta di presa in carico del messaggio ed invia lo stesso alla mailbox del destinatario. 
5. Il gestore ricevente rende disponibile il messaggio nella casella PEC sul Mail Server del destinatario, che viene messo in condizione di leggerlo;
6. Il gestore ricevente invia al gestore mittente la seconda ricevuta di avvenuta consegna;
7. Il mittente riceve nella sua mailbox la ricevuta di avvenuta consegna (Completa, breve o sintetica).

La PEC su iPad/iPhone
Solitamente, la PEC viene fornita in servizio POP3: cosa significa?

Il POP3 è un protocollo che ha il compito di permettere, mediante autenticazione, l'accesso ad un account di posta elettronica presente su di un host (server di posta) per scaricare le e-mail del relativo account. I messaggi di posta elettronica, per essere letti, devono essere scaricati sul computer. (ne ho parlato qui su MelaLegale tempo addietro; chi lo desidera può andare a rileggersi l'articolo) Questo significa che, una volta scaricate le email dal server con un qualsiasi dispositivo, tali email (siano essi messaggi o ricevute) non sono più scaricabili da altri terminali, proprio perchè sono state rimosse.

Comprenderete facilmente quanto tutto ciò sia imbarazzante nel caso della PEC: le preziose ricevute di accettazione e consegna, rischiano di rimanere nel vostro dispostivo mobile, piuttosto che sul "cervellone" dello studio.

Soluzioni: se il dispositivo lo permette, spuntare l'opzione "Lascia la posta sul server". 

Sugli iDevice di casa Apple, è possibile selezionare l'opzione che permette di leggere la posta senza rimozione, pur con server POP3.
La soluzione migliore, in ogni caso, rimane quella di avere la posta PEC su protocollo IMAP.

Vantaggi/svantaggi della PEC
Alcuni, fra i principali vantaggi della PEC sono:

• Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata; 
• I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet; 
• Certificazione del messaggio e degli allegati al messaggio; 
• L'avvenuta consegna della mail viene garantita; nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato; 
• Le ricevute di consegna hanno validità legale; 
• L'invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate. 
• Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC, per un periodo di trenta mesi; 

 Ebbene sì, anche la PEC ha dei lati oscuri, fra i quali:

• La tecnologia PEC non è riconosciuta come standard internazionale, con le relative conseguenze in termini di interoperabilità (in ambito internazionale). 

• La data di notifica del file depositato, coincide con la data del deposito. Questo potrebbe comportare ossessività a consultare la propria mail certificata o di vedersi notificato un atto che magari si andrà a scaricare dopo molto tempo. 

Considerazioni finali

Dopo questa defatigante (eppur voleva essere succinta!) disamina, balzano all'occhio alcuni elementi.

Anzitutto possiamo convenire sul fatto che l’evoluzione non si possa fermare.
In secondo luogo, a differenza del fax (staccato al venerdì....) e della email tradizionale, la PEC non si può "spegnere", quindi è idonea a superare qualsivoglia contestazione mossa in ordine all'effettivo recapito e/o presa di conoscenza del documento da parte del destinatario.
In terzo, ma non ultimo luogo, risalta l'assoluta centralità sia del computer (nella produzione e gestione dei dati), sia di un software gestionale per lo studio legale (per l'organizzazione dei dati prodotti), sia di un sistema sicuro di backup (per l'archiviazione di dati e delle ricevute  - ACCETTAZIONE - CONSEGNA - generate dai gestori della PEC). 

Appare, quindi, più che mai opportuno che ogni professionista si sinceri e si assicuri, financo in modo maniacale, contro la più oscura di tutte le paure: la perdita dei dati.
In futuro, in un ambiente (volenti o nolenti) sempre più digitalizzato, la perdita dei dati equivarrà ad un incendio dello studio consumatosi nottetempo: quando non c'era nessuno a spegnerlo.

Infine una nota. Carlo Allorio, coordinatore della commissione informatica del CNF, ricorda che almeno il 37% dei legali è dotato di posta elettronica certificata. Viene, però, usata da una percentuale molto bassa di iscritti. E non solo per la mancanza di situazioni in cui utilizzarla, ma anche perché, afferma Allorio, «le comunicazioni tra avvocati, per tradizione, non avvengono mai per raccomandata. Sarebbe un segno di sfiducia. Quindi, non è educato nemmeno usare la posta certificata». (fonte Sole24h). 

Qualsiasi contributo da parte dei lettori è il benvenuto e scusatemi per eventuali omissioni.