Negli ultimi tempi, la grande diffusione di iPad ed iPhone, soprattutto nella clientela business, hanno portato molti a domandarsi se oltre ad aver il tablet della Mela non sia anche il caso di comprare un iMac o traghettare tutto lo studio sotto Apple.
L'argomento è ampio e non può certo riassumersi in poche righe. Ho quindi deciso di trattarlo in due post, iniziando dal perché sia opportuno, oggi più che mai, dotarsi di un gestionale per lo studio per poi trattare, secondariamente, quale soluzione informatica mi senta di consigliarvi sulla scorta della mia modesta esperienza. (cliccando qui puoi andare subito alla seconda parte: "Easylex: il gestionale per lo studio legale con il Mac")
Anzitutto: perché comprare un programma gestionale?
"Ogni cosa al suo posto; un posto per ogni cosa" è regola aurea indice di ottima organizzazione, mentale prima ancora che pratica. Un buon software gestionale aumenta la produttività e fa risparmiare tempo e denaro. Consente di avere un'anagrafica completa della clientela ed una lista completa delle pratiche e di farla finita con fogli volanti, post-it e scadenze impreviste sbucate fuori all'ultima ora (se non dimenticate). Il gestionale consente di ottimizzare l'organizzazione dello studio togliendo dalla testa proprio la "gestione degli adempimenti dello studio", delegando ad una macchina il compito di memorizzare tutto quanto nella nostra testa (umana) talvolta stenta a rimanere.
Inoltre, il Processo Telematico, vera e propria infrastruttura informatica tuttora in corso di compiuta realizzazione, è destinata a cambiare per sempre il modo in cui, fino ad oggi, veniva gestito il flusso di lavoro all'interno dello studio: per far fronte alla rivoluzione tecnologica è assolutamente necessario dotarsi degli strumenti giusti.
Infine, la tecnologia informatica consente di affrancarci dalla necessità di essere sempre e costantemente presenti in studio rendendo possibile, al contrario, di "portare lo studio con noi", con tutti i benefici che si possono facilmente immaginare, lavorativi e personali.
In breve, un buon programma gestionale somma alla favolosa semplicità dei nostri dei nostri amati Mac una moderna ed efficace gestione del lavoro, permettendo di raggiungere livelli di produttività molto elevati.
Una questione di risparmio: di tempo e danaro
Avere un'organizzazione migliore comporta un risparmio di tempo e quindi di danaro. Attività che prima richiedevano ore, possono essere svolte in poche decine minuti liberando così risorse preziose per altre attività più importanti. La completa gestione delle scadenze giudiziali e stragiudiziali, la ricerca di un numero di telefono, di un indirizzo, la redazione di una nota spese, la ricerca di un documento sono tutte attività che possono portare via una considerevole quantità di tempo, oppure pochi secondi e qualche "click"; sapere cosa c'è da fare tra un giorno, una settimana oppure un mese e chi deve farlo, entro quanto tempo e come, consente di pianificare il lavoro con un ampio margine di anticipo. Individuare le pratiche ferme da tempo e quelle di maggior/minor redditività, i settori di attività a basso o alto rendimento, fare il benchmarking del lavoro di studio con strumenti sofisticati come i grafici per la valutazione del fatturato, della tipologia dei clienti ovvero della periodizzazione degli incassi, richiede poche e semplici operazioni e consente una gestione generale di alto livello.
Una questione di sicurezza: dei dati e delle scadenze
"Ti ho mandato il file per email": quante volte lo abbiamo sentito? Per poi, spesso, perdere tanto la versione originale quanto la revisione sulla quale erano state appuntate note della massima rilevanza, nel marasma infernale che è diventata la nostra casella di posta elettronica.
Un gestionale consente di archiviare e gestire il flusso documentale per ogni singola pratica (compresi i documenti in TXT, Word o Pages e relative revisioni, immagini JPG o PNG, documenti in PDF, fogli in Excel o Numbers, nonchè le email), mettendo la parola fine a fogli volanti e "pizzini". I moderni database sono in grado di gestire milioni di dati in pochi secondi e programmarne i backup in modo semplice e veloce, senza discriminare fra un appuntamento ed un documento. I dati vengono gestiti con i migliori algoritmi di indicizzazione e la ricerca può essere condotta per nome, data, parole chiave o contenuto in pochissimi secondi.
Una questione di collaborazione
Alcuni studi legali hanno più di una sede, talvolta lontana centinaia di chilometri: coordinarne le rispettive attività può essere un problema. Un buon programma gestionale con un buon server e, se del caso, una robusta VPN (Virtual Private Network) consente di risolverlo, connettendo le sedi e permettendo una sinergia lavorativa ai massimi livelli, fatta di agende condivise, documenti condivisi e videoconferenze con chat permanenti.
Una questione di mobilità
La splendida Agenda Legale, rossa e voluminosa, è destinata a rimanere sempre più sulla scrivania, se non a sparirvi del tutto nel medio o lungo periodo. La direzione intrapresa tanto dall'amministrazione della giustizia quanto dal mondo contemporaneo punta verso la smaterializzazione dei documenti, che lo si voglia oppure no. I risparmi sono evidenti ictu oculi, ma le buone vecchie abitudini ed una qual certa diffidenza nei confronti delle "macchine", talvolta ai limiti del luddismo, sono difficili a scomparire. Ma il futuro è quello, pertanto, piuttosto che stare a recriminare sul bel tempo che fu e mai più tornerà, è bene affrontare il cambiamento e non farsi trovare impreparati.
Già oggi è possibile andarsene per cancellerie e udienze con l'iPad sotto al braccio piuttosto che con una cartella pesante e voluminosa. A breve, con la messa a pieno regime del PCT, non si dovrà neppure più andare a fare girate in Tribunale perché gli atti si scaricheranno dalla Cancelleria Telematica e le notifiche arriveranno via PEC. Ecco che, in questo scenario, il naturale complemento del professionista diviene il tablet e non più la carta.
Una questione di server
L'adozione di un buon programma gestionale consente, inoltre, di prendere dimestichezza con un vero computer server, richiesto dai software più sofisticati. L'acquisto di una macchina specificatamente destinata a fare da server può risultare per alcuni uno sperpero di danaro. Al contrario, il Server risulterà essere la macchina più importante dello studio, quella che non si deve fermare mai e che deve fornire i servizi del gestionale a tutti i desktop client, che si deve occupare dei backup, della chat interna, della posta interna ed esterna, dei servizi di stampa, della pagina wiki interna, e di molto altro ancora. Al riguardo sostengo che, nel rapporto prezzo/qualità/prestazioni, il MacMini con Mac OSX Server sia la miglior soluzione che possiate scegliere in realtà professionali fino a 30/40 postazioni.
Inoltre, il Processo Telematico, vera e propria infrastruttura informatica tuttora in corso di compiuta realizzazione, è destinata a cambiare per sempre il modo in cui, fino ad oggi, veniva gestito il flusso di lavoro all'interno dello studio: per far fronte alla rivoluzione tecnologica è assolutamente necessario dotarsi degli strumenti giusti.
Infine, la tecnologia informatica consente di affrancarci dalla necessità di essere sempre e costantemente presenti in studio rendendo possibile, al contrario, di "portare lo studio con noi", con tutti i benefici che si possono facilmente immaginare, lavorativi e personali.
In breve, un buon programma gestionale somma alla favolosa semplicità dei nostri dei nostri amati Mac una moderna ed efficace gestione del lavoro, permettendo di raggiungere livelli di produttività molto elevati.
Una questione di risparmio: di tempo e danaro
Avere un'organizzazione migliore comporta un risparmio di tempo e quindi di danaro. Attività che prima richiedevano ore, possono essere svolte in poche decine minuti liberando così risorse preziose per altre attività più importanti. La completa gestione delle scadenze giudiziali e stragiudiziali, la ricerca di un numero di telefono, di un indirizzo, la redazione di una nota spese, la ricerca di un documento sono tutte attività che possono portare via una considerevole quantità di tempo, oppure pochi secondi e qualche "click"; sapere cosa c'è da fare tra un giorno, una settimana oppure un mese e chi deve farlo, entro quanto tempo e come, consente di pianificare il lavoro con un ampio margine di anticipo. Individuare le pratiche ferme da tempo e quelle di maggior/minor redditività, i settori di attività a basso o alto rendimento, fare il benchmarking del lavoro di studio con strumenti sofisticati come i grafici per la valutazione del fatturato, della tipologia dei clienti ovvero della periodizzazione degli incassi, richiede poche e semplici operazioni e consente una gestione generale di alto livello.
Una questione di sicurezza: dei dati e delle scadenze
"Ti ho mandato il file per email": quante volte lo abbiamo sentito? Per poi, spesso, perdere tanto la versione originale quanto la revisione sulla quale erano state appuntate note della massima rilevanza, nel marasma infernale che è diventata la nostra casella di posta elettronica.
Un gestionale consente di archiviare e gestire il flusso documentale per ogni singola pratica (compresi i documenti in TXT, Word o Pages e relative revisioni, immagini JPG o PNG, documenti in PDF, fogli in Excel o Numbers, nonchè le email), mettendo la parola fine a fogli volanti e "pizzini". I moderni database sono in grado di gestire milioni di dati in pochi secondi e programmarne i backup in modo semplice e veloce, senza discriminare fra un appuntamento ed un documento. I dati vengono gestiti con i migliori algoritmi di indicizzazione e la ricerca può essere condotta per nome, data, parole chiave o contenuto in pochissimi secondi.
Una questione di collaborazione
Alcuni studi legali hanno più di una sede, talvolta lontana centinaia di chilometri: coordinarne le rispettive attività può essere un problema. Un buon programma gestionale con un buon server e, se del caso, una robusta VPN (Virtual Private Network) consente di risolverlo, connettendo le sedi e permettendo una sinergia lavorativa ai massimi livelli, fatta di agende condivise, documenti condivisi e videoconferenze con chat permanenti.
Una questione di mobilità
La splendida Agenda Legale, rossa e voluminosa, è destinata a rimanere sempre più sulla scrivania, se non a sparirvi del tutto nel medio o lungo periodo. La direzione intrapresa tanto dall'amministrazione della giustizia quanto dal mondo contemporaneo punta verso la smaterializzazione dei documenti, che lo si voglia oppure no. I risparmi sono evidenti ictu oculi, ma le buone vecchie abitudini ed una qual certa diffidenza nei confronti delle "macchine", talvolta ai limiti del luddismo, sono difficili a scomparire. Ma il futuro è quello, pertanto, piuttosto che stare a recriminare sul bel tempo che fu e mai più tornerà, è bene affrontare il cambiamento e non farsi trovare impreparati.
Già oggi è possibile andarsene per cancellerie e udienze con l'iPad sotto al braccio piuttosto che con una cartella pesante e voluminosa. A breve, con la messa a pieno regime del PCT, non si dovrà neppure più andare a fare girate in Tribunale perché gli atti si scaricheranno dalla Cancelleria Telematica e le notifiche arriveranno via PEC. Ecco che, in questo scenario, il naturale complemento del professionista diviene il tablet e non più la carta.
Una questione di server
L'adozione di un buon programma gestionale consente, inoltre, di prendere dimestichezza con un vero computer server, richiesto dai software più sofisticati. L'acquisto di una macchina specificatamente destinata a fare da server può risultare per alcuni uno sperpero di danaro. Al contrario, il Server risulterà essere la macchina più importante dello studio, quella che non si deve fermare mai e che deve fornire i servizi del gestionale a tutti i desktop client, che si deve occupare dei backup, della chat interna, della posta interna ed esterna, dei servizi di stampa, della pagina wiki interna, e di molto altro ancora. Al riguardo sostengo che, nel rapporto prezzo/qualità/prestazioni, il MacMini con Mac OSX Server sia la miglior soluzione che possiate scegliere in realtà professionali fino a 30/40 postazioni.
Quali i software gestionali per chi usa Apple?
Prima di addentrarmi nella soluzione che mi sento di consigliarvi sulla scorta dell'esperienza personale, mi corre l'obbligo di informarvi di tutte le alternative al momento presenti. Siate poi voi a sceglierle e valutarle ciascuna partitamente e secondo le vostre necessità: le dimostrazioni dei rivenditori servono proprio a questo!
Al momento in cui scrivo, i software gestionali per gli studi legali che usano Mac sono sostanzialmente due, almeno fra quelli di una certa completezza: il noto Easylex di Softlab e Cliens della Giuffrè, di cui trovate ampia recensione qui.
...continua in "Easylex: il gestionale per lo studio legale con il Mac" -->>
(Image courtesy of Hunter Freeman - 2011)
Al momento in cui scrivo, i software gestionali per gli studi legali che usano Mac sono sostanzialmente due, almeno fra quelli di una certa completezza: il noto Easylex di Softlab e Cliens della Giuffrè, di cui trovate ampia recensione qui.
...continua in "Easylex: il gestionale per lo studio legale con il Mac" -->>
(Image courtesy of Hunter Freeman - 2011)
Che dire ..... a volte Giacomo sembra quasi più un venditore che un Avvocato, ed invece è solamente la sua smisurata passione per la professione unita a quella altrettanto forte per l'informatica (purchè di un certo tipo) a fare di una semplice segnalazione, assolutamente disinteressata, una promozione particolarmente efficace. Ma come al solito in questo genere di argomento, l'unico vero modo per poter arrivare a condividere tanto entusiasmo è ..... la prova diretta ! E in questo caso vale davvero la pena provare !
RispondiEliminaSandro LF
Grazie di cuore Sandro, troppo gentile! Spero che molti altri professionisti traggano gli stessi benefici che abbiamo tratto noi dall'adozione di un serio programma gestionale. Per rendersene conto, basta provarlo!
RispondiEliminaCliens non e' pronto per il mac e dall analisi manca ( consapevolmente o inconsapevolmente) i due leader di mercato. il consiglio e' di provarli e vederli tutti facendo una ricerca seria e approfondita, prima di scegliere, perche' questa scelta ha un impatto notevole su tutta l organizzazione di studio. a differenza del blogger decido volontariamente di non fare pubblicita' ai due leader sopracitati.
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