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lunedì 27 febbraio 2012

iStudio per iPad: molto più di un'agenda

iStudio è una App nativa per iPad/iPhone che consente di trasformare il nostro amato iDevice in una vera e propria Agenda Legale. iStudio è il naturale complemento ad EasyLex e permette di interfacciarsi direttamente con il gestionale dello studio da remoto, in qualunque luogo vi sia connettività WiFi o 3G. Infatti, iStudio non effettua alcuna sincronizzazione dei dati locali con quelli remoti presenti in Easylex, ma si connette direttamente in tempo reale, facendo a meno di servizi come Google calendar, iCloud, Dropbox et similia.

Tale approccio al mobile computing, a mio avviso assai corretto, soprattutto quando si tratta di dati riservati oltre che sensibili e giudiziari, presenta vantaggi e svantaggi:

Vantaggi
  • La riservatezza delle informazioni viene garantita dal fatto che nessun dato venga memorizzato in locale sul dispositivo (e già questo sarebbe sufficiente per preferirlo rispetto a tutti gli altri);
  • In caso di perdita o furto del dispositivo, l'accesso del medesimo al gestionale dello studio può essere revocato in modo pressoché immediato; 
  • I dati sono sempre aggiornati in tempo reale senza alcuna necessità di sincronizzazione;
  • Integrazione con le App Mail (posta elettronica) e Mappe (cartografia e navigazione) presenti nell'iDevice;
  • Accesso a tutti i documenti ed alle email collegati alle "pratiche elettroniche" presenti in Easylex;
  • Possibilità di creare nuove anagrafiche, nuovi appuntamenti, nuove udienze o rinviare quelle presenti, creare nuovi incombenti (con limiti alla cancellazione dei dati) direttamente in Easylex;
  • Possibilità di creare svariati profili per l'accesso a studi legali diversi nel caso del professionista che abbia più collaborazioni.
Svantaggi
  • La App non è utilizzabile in caso di assenza di connessione internet (in Wifi o 3G). 

Anche a colpo d'occhio, direi che i vantaggi superano di gran lunga gli svantaggi, non trovate? Vediamo adesso più in dettaglio, grazie a numerose immagini (da iPad e sbianchettate), come funziona e si presenta l'applicazione.

Informazioni generali
Come anticipato all'inizio, ed a differenza dei gestionali legali per iPad recensiti poco tempo fa, iStudio non è una App che possa funzionare da sola, ma costituisce un complemento al modulo Web Edition del gestionale Easylex (o Studio24Avvocati). Il modulo Web Edition è basato su tecnologia Apache Tomcat e richiede un server con IP pubblico e 2 GB di memoria (storage) libera. La App funziona in modalità sia "verticale" sia in "landscape", risultando particolarmente comoda su iPad.

La schermata d'avvio presenta una grafica sobria e curata:

La schermata iniziale


Dopo aver inserito le proprie credenziali, premendo il tasto rosso "Accedi a iStudio", la app stabilisce la connessione direttamente con il server dello studio sul quale gira Easylex:

In connessione...
Una volta stabilita la connessione, sono disponibili tutte le funzioni con una grafica elegante e molto comoda per il touch screen:

I buttons delle funzioni
Contatti (Anagrafica)
Digitando alcune lettere del cognome o della società e premendo "Cerca" sulla tastiera, compare la lista dei contatti trovati nell'anagrafica di Easylex. Selezionando una delle voci trovate, vengono mostrati tutti i relativi recapiti, con integrazione di Mail e Mappe. In breve, se toccate l'indirizzo email, si aprirà la App di posta elettronica con il destinatario già impostato; se, invece, toccate sull'indirizzo, Mappe vi porterà fin davanti alla porta del luogo dell'appuntamento! 
Premendo il tasto "Nuovo", si potrà creare una nuova posizione anagrafica direttamente dentro Easylex; per motivi di sicurezza, le anagrafiche possono soltanto essere create e non cancellate.

Lista dei contatti (notare le frecce che consentono di attivare le funzioni integrate di posta e navigazione)
Appuntamenti / Udienze
La sezione mostra una finestra divisa in tre parti, ed elenca gli appuntamenti e le udienze a partire dal giorno selezionato del calendario. Molto utile la funzione di ricerca che permette di trovare le prossime udienze relative ad una pratica o i prossimi appuntamenti con un certo cliente. Anche in questo caso, per motivi di sicurezza, gli appuntamenti/udienze possono soltanto essere creati/rinviati e non cancellati. I giorni del Calendario con un puntino sottostante, indicano la presenza di appuntamenti o udienze, come potete vedere qui sotto:

Schermata appuntamenti / udienze
Selezionando l'evento, è possibile vedere il riferimento alla pratica, alla società o alla persona, le note, i recapiti e l'indirizzo, anche qui attivo per aprire la cartina su Google Mappe. 

Da Fare
La sezione mostra le scadenze "Da Fare", un tipo di attività non presente nell'agenda nativa di iPad. La lista, anche qui con una finestra divisa in tre parti, mostra le attività "fatte" ed eventuali giorni di ritardo accumulati o i giorni di preavviso ancora disponibili. Sempre per motivi di sicurezza, non è possibile modificare/cancellare le informazioni presenti, ma solo l'inserimento di nuove attività.

Schermata "Da Fare"
Documenti
La sezione "Documenti", infine, presenta svariate funzioni. Anzitutto è possibile ricercare un qualsiasi documento previamente protocollato dentro il gestionale Easylex. La ricerca può essere condotta per parole chiave come nome, oggetto o pratica; si possono addirittura trovare tutti i documenti relativi ad una determinata pratica oltre le email previamente protocollate. Le email, in particolare, possono essere direttamente visualizzate e gli allegati scaricati. Quanto ai documenti veri e propri (solitamente file in PDF, Word DOC, Pages, Excel), gli stessi possono essere scaricati e visualizzati e modificati con applicazioni compatibili. Coloro che lavorano con OpenOffice ed i suoi file nel formato ODT (OpenDocument), non potranno utilizzare Pages per iPad/iPhone per visualizzarli (in quanto ancora non supportati), ma dovranno ricorrere ad applicazioni di terze parti, come Open Reader o OOReader.
Infine, i documenti scaricati sono gli unici file che risiedono nell'iDevice e possono essere cancellati. Il documento, una volta modificato non può, al momento, essere "aggiornato" con quello presente nel gestionale. Non è esclusa l'implementazione di tale funzione in future release di iStudio.
Di seguito alcune schermate della ricerca documenti:

Ricerca documenti per pratica
Basta inserire gli estremi della pratica e premere "Cerca".....

....selezionare la pratica di interesse.....

...per trovare tutti i documenti protocollati nella pratica!
I documenti scaricati sono memorizzati in una "coda di lavoro" e possono venire subito aperti per una immediata consultazione. Le email non vengono scaricate ma visualizzate direttamente a schermo: infatti, selezionando una email se ne può consultare il testo senza disporre del client di posta originale. Gli allegati alle email sono ugualmente scaricabili nella "coda di lavoro". 

Elenco dei documenti scaricati
Dettagli del documento scaricato
Il documento può essere visualizzato o aperto con una App compatibile
Infine, il documento scaricato può essere cancellato.
Considerazioni finali
iStudio consente, in breve, di portarsi dietro lo studio. Avete dimenticato un numero RG e siete in Cancelleria? Non sapete quale sia o dove si trovi la sede di un cliente? Vi serve un numero telefonico che avete nella rubrica del gestionale? Vorreste avere sottomano quel tale atto o rileggere quella certa email?  Il fascicolo della pratica è diventato un macigno e non vi entra nella cartella? iStudio risolve tutti questi problemi e vi permette di andare a zonzo con l'iPad sotto al braccio piuttosto che con svariati chili di borsa a mano. A mio avviso, solo questa App vale l'acquisto del gestionale. 
La definirei un passo decisivo verso l'informatizzazione dello studio legale.  

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